Oikea ajankäyttö on hyvän johtajuuden avain. / Riktig tidsanvändning är nyckeln till ett bra ledarsk

Oikea ajankäyttö on hyvän johtajuuden avain.

Kaikessa johtamisessa on aivan keskeistä, että käyttää aikansa oikein. Silti monen johtajan ajankäyttö ei ole optimaalinen, ja siksi käsittelen tätä aihetta lähes poikkeuksetta, kun työskentelen johtajien kanssa.

Ajankäyttöä voidaan tarkastella kuvassa olevan kuvan avulla.

Kun nopeasti katsoo tätä nelikenttää, tämä voi tuntua itsestään selvältä. Mutta kun pyydetään johtajia laittamaan esimerkiksi yhden kuukauden tehtävät eri lohkoihin, tulos monesti yllättää. Yleensä tehdään liian paljon kiireellisiä töitä, myös ei tärkeitä sellaisia. Siis liian suuri osa johtajien ajasta menee ”tulipalojen sammuttamiseen”.

Ei tärkeät, mutta kiireelliset työt, ovat jokapäiväisiä häiriötekijöitä. Niiden luonteen takia pitää kuitenkin miettiä, onko näitä tehtäviä mahdollista delegoida. Tyypilliset tällaiset ovat esimerkiksi erilaiset puhelut ja sähköpostit.

Joskus jopa sorrutaan tekemään ei kiireellisiä ja ei tärkeitä töitä. Yleensä kuitenkin organisaation ylemmillä tasolla, näitä ei juurikaan tehdä. Tähän lokeroon kuuluu esimerkiksi liian pitkät kahvihuonekeskustelut tai netissä surffailu ilman selkeätä tavoitetta.

Tärkeitä ja kiireellisiä töitä pitää luonnollisesti hoitaa heti. Kuitenkin niiden määrää pystytään pidemmällä tähtäimellä vähentämään, panostamalla tärkeisiin mutta ei kiireellisiin töihin. Tärkeisiin mutta ei kiireellisiin töihin kuuluu mm suunnittelu, joka hyvin tehtynä vähentää tarvetta ”sammuttaa tulipaloja”.

Suurin osa johtajista käyttää aivan liian vähän ajastaan tärkeisiin, mutta ei kiireellisiin töihin. Ei voida koskaan liikaa korostaa näiden töiden tärkeyttä. Tähän kuuluu kaikenlaiset kehittämiseen ja suunnitteluun liittyvät työt. On tutkittu, että menestyvät johtajat ja yritykset erottuvat heikommin menestyvistä juuri tässä asiassa. Tärkeisiin, mutta ei kiireellisiin tehtäviin, käytetyllä ajalla on suora yhteys yrityksen menestykseen.

Riktig tidsanvändning är nyckeln till ett bra ledarskap

I allt slags ledarskap är det alldeles centralt att man använder sin tid rätt. Trots det är mången ledares tidsanvändning inte optimal, och därför behandlar jag det här ämnet nästan alltid då jag arbetar med ledare.

Tidsanvändningen kan betraktas via modellen på bilden.

Då man snabbt tittar på denna modell ser den ganska självklart ut. Men då man däremot ber ledare sätta in sina uppgifter t ex från senaste månad i modellen, förvånar man sig ofta över resultatet. Vanligen gör man för mycket brådskande uppgifter, även de som inte är viktiga. Alltså en allt för stor del av ledarnas tid går åt till att ”släcka eldsvådor”.

Ibland frestas man även att göra icke brådskande och icke viktiga uppgifter. Ändå gör man det ganska sällan högre upp i organisationen. Typiska uppgifter av det här slaget är för långt utdragna diskussioner i kafferummet, eller surfande på nätet utan klar målsättning.

Viktiga och brådskande uppgifter skall man naturligtvis göra genast. Man kan ändå på sikt minska de här uppgifternas andel, genom att fästa vikt vid de viktiga, men icke brådskande uppgifterna. Hit hör t ex alla typer av planeringsarbete. Då man planerar väl, minskar det behovet av att ”släcka eldsvådor”.

De allra flesta ledare använder i proportion för litet av sin tid till att göra viktiga, men icke brådskande uppgifter. Hit hör alla uppgifter som har med utveckling och planering att göra. Man har genom undersökning kunna bevisa att det är på den här punkten, som framgångsrika ledare och företag skiljer sig från mindre framgångsrika. Tiden som används för viktiga men icke brådskande uppgifter, korrelerar klart med företagets framgång.

![endif]--![endif]--